Verband Deutscher Zytologisch Tätiger Assistenten e.V.

Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des VDCA e.V.
und organisatorische Richtlinien des Verbandes

Entwurf Geschäftsordnung

Die Geschäftsordnung wurde vom Vorstand aktualisiert und muss nun von den Mitgliedern genehmigt werden. Dies erfolgt auf der Mitgliederversammlung während der VDCA-Jahrestagung am 05.06.2026 in Dresden.

Ihre Fragen hierzu können Sie gern an m.binn@vdca.de oder info@vdca.de richten.

Inhaltsverzeichnis

§ 1 Vorstandssitzungen

(1) Der geschäftsführende Vorstand sowie der erweiterte Vorstand werden zu allen Vorstandssitzungen eingeladen. Die Redaktion wird zu den Sitzungen eingeladen, soweit Angelegenheiten ihres Aufgabenbereiches betroffen sind. In diesen Fällen erhält die Redaktion auch die entsprechenden Protokolle. Sitzungen des Redaktionsteams können bei Bedarf gesondert einberufen werden.

(2) Die Redaktion sowie der erweiterte Vorstand haben in Vorstandssitzungen eine beratende Funktion.

(3) Vorstandssitzungen sollen möglichst an einem zentral gelegenen Ort stattfinden und mindestens zweimal jährlich abgehalten werden. Sitzungen können auch im Wege einer Videokonferenz durchgeführt werden.

(4) Anträge zur Behandlung in einer Vorstandssitzung sind spätestens zwei Wochen vor dem Sitzungstermin einzureichen und können anschließend in die Tagesordnung aufgenommen werden.

(5) Der Vorstand ist gemäß § 9 Abs. 4 der Satzung beschlussfähig, wenn mindestens drei Mitglieder des Vorstandes anwesend sind.

(6) Die Teilnahme an Vorstandssitzungen ist verpflichtend. Ein Fernbleiben ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig.

§ 2 Erstattung von Aufwendungen

(1) Grundsatz der Ehrenamtlichkeit

  1. Die Tätigkeit der Vorstandsmitglieder erfolgt ehrenamtlich.
  2. Eine Vergütung der Arbeitszeit oder Arbeitsleistung erfolgt nicht.
  3. Es können ausschließlich tatsächlich entstandene Aufwendungen erstattet werden.

(2) Reisekosten

Die Erstattung von Reisekosten erfolgt auf Grundlage des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) in der jeweils geltenden Fassung. Erstattungsfähig sind insbesondere:

  1. Übernachtungskosten
  2. notwendige Taxifahrten gegen Vorlage eines Belegs
  3. Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges mit einer Kilometerpauschale von 0,38 EUR pro Kilometer
  4. Bahnfahrten grundsätzlich 2. Klasse
  5. Flugreisen oder Bahnfahrten 1. Klasse, sofern diese wirtschaftlicher sind

Bei längeren Fahrten kann nach vorheriger Abstimmung eine Kostenerstattung über die Kilometerpauschale erfolgen. Die Erstattung ist auf maximal 400,00 EUR begrenzt.

Tagegeld bei Abwesenheit

(Tagegelder werden nicht für VDCA-Tagungen gewährt.)

Dauer der Abwesenheit Tagegeld
24 Stunden 25,00 EUR
mindestens 14 bis 24 Stunden 14,00 EUR
mindestens 8 bis 12 Stunden 8,00 EUR

(3) Reisekostenabrechnung

  1. Die Kostenerstattung erfolgt ausschließlich nachträglich mittels Reisekostenformular.
  2. Die Abrechnung ist spätestens einen Monat nach der Veranstaltung zusammen mit den entsprechenden Belegen bei der Schatzmeisterin einzureichen.

(4) Büro- und Kommunikationskosten

  1. Telefonkosten, Porto, Papier sowie sonstige notwendige Aufwendungen können gegen Vorlage entsprechender Belege erstattet werden.
  2. Telefonkosten werden zu 50 % erstattet.
  3. Rechnungen müssen den Namen und die Anschrift des VDCA tragen.
  4. Faxanschlüsse, Anrufbeantworter und E-Mail-Adressen müssen als Anschlüsse/Absender des VDCA erkennbar sein.

(5) Anschaffungen

  1. Anschaffungen und Reparaturen sind im Vorfeld mit der/den Vereinsvorsitzenden oder der Schatzmeisterin abzustimmen.
  2. Anschaffungen über 300,00 EUR bedürfen eines Vorstandsbeschlusses.
  3. Ergänzungen zu privaten technischen Einrichtungen können nach Rücksprache teilweise oder vollständig übernommen werden.

(6) Überlassung technischer Geräte

Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes sowie verantwortliche Redakteure der Cyto-Info, die mindestens drei Wahlperioden (sechs Jahre) im Amt waren, können beim Ausscheiden aus dem Amt technische Geräte als Dauerleihgabe behalten, sofern:

  1. ein entsprechender Antrag vorliegt,
  2. ein Vorstandsbeschluss erfolgt,
  3. und die finanzielle Situation des Verbandes dies erlaubt.

Ab dem Zeitpunkt des Ausscheidens sind sämtliche Folgekosten selbst zu tragen.

§ 3 Fortbildungsveranstaltungen

(1) Der Vorstand unterstützt Tagungen und Fortbildungsveranstaltungen des Verbandes hinsichtlich Organisation, Programmgestaltung und Finanzierung.

(2) Die Jahrestagung soll im ersten Halbjahr des Geschäftsjahres (01.01. bis 31.12.) stattfinden und wird von einem oder mehreren Mitgliedern vor Ort organisiert.

(3) Der Verband unterstützt die Organisation administrativ und bemüht sich in Zusammenarbeit mit den Arbeitsgruppen um ein flächendeckendes Angebot regionaler Fortbildungen.

(4) Bei regionalen Fortbildungsveranstaltungen soll nach Möglichkeit ein Mitglied des Vorstandes oder des erweiterten Vorstandes anwesend sein.

(5) Ergänzend gelten die Fortbildungsrichtlinien des VDCA.

Vergütung besonderer Tätigkeiten

Gemäß § 10 der Satzung müssen Vergütungen, die über das Ehrenamt hinausgehen, von der Mitgliederversammlung beschlossen werden.

Tätigkeit Vergütung
Organisation Regionaltagung 350,00 EUR
Organisation Jahrestagung 1.000,00 EUR
Organisation Basis-/Intensivkurse 1.000,00 EUR
Organisation Workshop Special 750,00 EUR
Redaktionsleitung Cyto-Info (pro Ausgabe) 400,00 EUR
Registrierung Regionaltagung 250,00 EUR
Erstellung Onlinekurs 500,00 EUR
Erstellung Onlinekurs Cyto-Info pro Quartal 100,00 EUR

(6) Für Tagungen, Seminare oder sonstige Veranstaltungen, die nicht zu den angegebenen Tätigkeiten passen, sind Vergütungen zwischen 350,00 EUR und 1000,00 EUR vorgesehen. Die Höhe wird Vorstand entschieden.

(7) Die Vergütung der Auslagen muss dem VDCA anhand einer Auslagenauflistung (mit Originalbelegen) in Rechnung gestellt werden.

§ 4 Mitgliedschaft

(1) Mitgliederversammlung

  1. Die Mitgliederversammlung ist gemäß Satzung mit einer Frist von sechs Wochen einzuberufen.
  2. Anträge der Mitglieder müssen 14 Tage vor der Versammlung schriftlich eingereicht werden.
  3. Der Vorstand informiert über die laufenden Vereinsgeschäfte und Mitgliederbewegungen.
  4. Bei Abstimmungen gilt Stimmengleichheit als Ablehnung des Antrags.
  5. Mitglieder, die sich der Stimme enthalten, werden wie ungültige Stimmen nicht gezählt.
  6. Die Mehrheit ist nur nach der Zahl der abgegebenen Ja - und Nein -Stimmen zu berechnen.
  7. Die Schatzmeisterin legt einen geprüften Rechenschaftsbericht vor.

(2) Mitgliedschaftsverwaltung

  1. Mitglieder, deren Cyto-Info nicht zugestellt werden kann, werden auf Liefersperre gesetzt.
  2. Nach Aktualisierung der Adresse erfolgt eine Nachsendung.
  3. Mitglieder, die trotz Aufforderung zwei Jahre keinen Mitgliedsbeitrag zahlen, werden vom Verband ausgeschlossen.
  4. Nach Begleichung der Ausstände können diese wieder als Mitglied geführt werden.

§ 5 Wahlmodus

  1. Wahlen finden gemäß § 8 Abs. 6 der Satzung alle zwei Jahre während der Jahrestagung statt.
  2. Eine Briefwahl ist ausgeschlossen.
  3. Der Vorstand bestimmt ein Wahlgremium.
  4. Stimmberechtigt sind alle anwesenden ordentlichen Mitglieder.
  5. Gewählt ist, wer die absolute Mehrheit erhält.
  6. Wird diese im ersten Wahlgang nicht erreicht, entscheidet im zweiten Wahlgang die relative Mehrheit.

§ 6 Aufgaben des geschäftsführenden Vorstandes

  1. Der Vorstand arbeitet nach bestem Wissen und Gewissen und ist dem Verein und seinen Mitgliedern verpflichtet.
  2. Über alle Vorgänge besteht Vertraulichkeit und Schweigepflicht.
  3. Mitgliederdaten dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht weitergegeben werden.
  4. Die einzelnen Aufgaben der Vorstandsmitglieder sind auf der Homepage www.vdca.de gelistet.

§ 7 Regionalgruppen

  1. Regionalgruppen sind keine unabhängigen Einheiten des Verbandes und unterstehen dem Vorstand.
  2. Aufgaben der Regionalgruppen sind u.a. das Organisieren von regionalen Treffen und evtl. Regionaltagungen sowie die Förderung der Kommunikation und Information zwischen den Mitgliedern. Berufspolitische Aktionen sind gemeinsam mit dem Vorstand zu erarbeiten und abzustimmen.
  3. Regionalgruppen werden zeitlich befristet eingesetzt und berichten regelmäßig über ihre Tätigkeit in der Mitgliederversammlung.
  4. Regionalgruppen werden durch den Vorstand bestätigt und deren Kontaktadressen in der Cyto-Info sowie auf der Homepage erwähnt. Notwendige Aufwendungen werden anhand von Belegen erstattet.

§ 8 Kassenprüfer

  1. Die Kassenprüfer prüfen die Unterlagen vor der jährlichen Mitgliederversammlung.
  2. Die Wahl erfolgt jährlich durch Handzeichen in der Mitgliederversammlung.

§ 9 Redaktion der Verbandszeitschrift „Cyto-Info“

  1. Die Verbandszeitschrift Cyto-Info wird vom Verband herausgegeben.
  2. Der Vorstand trägt die Verantwortung für den Inhalt.
  3. Das Redaktionsteam organisiert, koordiniert und betreut die Erstellung der Zeitschrift.
    1. Koordination aller anfallenden Arbeiten gemeinsam mit der Vorsitzenden
    2. Autorenaquise, Beschaffung von Fachartikeln und Beiträgen
    3. Kommunikation mit id werk kommuniziert e.K. (Satz, Layout und Produktion)
    4. Abstimmung der Inhalte und des Layouts mit der Vorsitzenden
    5. Korrekturlesen der Inhalte durch die Redaktion und formal durch den Lektor
    6. Kommunikation/Schriftwechsel mit allen an der Erstellung beteiligten Personen
    7. Erstellen des VDCA-Jahres-Kalenders
  4. Dem Redaktionsteam steht ein wissenschaftlicher Beirat aus Fachärzten zur Hilfe. Siehe www.vdca.de in der Rubrik Cyto-Info > Die Redaktion.
  5. Layout, Koordination, Abstimmungskorrespondenz, Anzeigenabwicklung, Druckvorlagenerstellung, Produktionsabwicklung und -überwachung durch id werk kommuniziert e.K.

§ 10 Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung wurde von der Mitgliederversammlung am XX.XX.XXXX beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

Ort, Datum

Melanie Lennerz
(Vorsitzende)

Maria Binn
(Schatzmeisterin)